Organisaties halen niet enkel kracht en succes uit de manier waarop ze werken, maar ook uit de mate van verandering die ze bereid zijn door te voeren aan die manier van werken. Verandermanagement heeft betrekking op de activiteiten die een organisatie uitvoert om het beleid aan te passen aan de behoefte en veranderde omstandigheden.
Het is eigenlijk een vorm van management die zich bezighoudt met de structuur of methode van een organisatie, en deze gaat veranderen. De term zelf stak in de jaren 80 de kop op, en staat ook wel bekend onder de Engelse naam ‘change management’. Deze term wordt vaak gebruikt bij het invoeren van een nieuw computersysteem in ene organisatie, maar omvat eigenlijk veel meer dan dat.
De geschiedenis van verandermanagement
Het ontstaan van verandermanagement steunde op drie concepten:
- lean production, het verhogen van de efficiëntie van de organisatie
- business process re-engineering, om de bedrijfsprocessen op een fundamentele manier te herstructureren
- Sociotechniek, het verbeteren van het menselijk functioneren binnen een onderneming
Verandermanagement is enkel mogelijk als de richting van het veranderen duidelijk is, met andere woorden, welke veranderingen doorgevoerd moeten worden en wat hierbij wordt verwacht van de betrokken personen en partijen. Het resultaat is dat er ook decentrale veranderingen plaats kunnen vinden, wat de efficiëntie van de organisatie alleen maar ten goede komt.
Hoe worden veranderingen binnen een organisatie doorgevoerd?
Over het algemeen kan een onderscheid gemaakt worden tussen twee soorten veranderingen:
1. Gepland veranderen, dat op zich op twee manieren benaderd kan worden:
- Volgens het ontwerpmodel, waarbij men nauwkeurig wil bepalen welke processen en instructies nodig zijn. Deze methode is vooral van toepassing als er veel behoefte is aan controle.
- Volgens het ontwikkelmodel, dat uitgaat van de verbeeldingskracht van mensen en hun flexibiliteit binnen de onderneming. Er bestaat eensgezindheid over het gewenste resultaat, maar de gebruikte procedures en instructies worden enkel in de praktijk bepaald. Een dergelijke methode is meestal decentraal en gebruikt netwerken, steunende op vrijheid van verantwoordelijkheidsgevoel en vertrouwen – niet op controledrang.
2. Spontaan veranderen
Bij spontane veranderingen is er sprake van een zogenaamde emergent proces, waarbij de doorgevoerde veranderingen niet gestuurd kunnen worden. Ze ontstaan als het ware in de organisatie, en deze aanpak wordt dan ook zelforganisatie genoemd.
Het ontwerpen en ontwikkelen van veranderingen
Er bestaan bepaalde richtlijnen voor het ontwerpen van veranderingen:
- Vastleggen welke functies binnen het bedrijf verandering nodig hebben: welke afdelingen spelen hierbij een rol en welke afhankelijkheden bestaan er.
- Bepalen wanneer de nieuwe functie klaar moet zijn voor gebruik. Vragen zoals “welke risico’s kunnen aanvaard worden en welke zekerheden zijn essentieel?” spelen hierbij een rol.
- Het vastleggen van de noodzakelijk verantwoordelijkheden
- Het ontwikkelen van regel- en meetsystemen, communicatie over verbeterpunten en de reeds behaalde successen, alsook overleg na het doorvoeren van de veranderingen.
Veranderingen doorvoeren is niet altijd een eenvoudige opdracht, juist omdat er zoveel bij komt kijken. Het is echter van essentieel belang om continu te evolueren en te veranderen, teneinde succesvol te blijven als onderneming!