Een congres is simpelweg een grootschalige bijeenkomst rondom een bepaald onderwerp, bestaande uit verschillende organisatoren, belanghebbenden en soms zelfs wetenschappers. In het bedrijfsleven wordt regelmatig een congres georganiseerd. Voor internationale bedrijven kan dit zelfs in het buitenland plaatsvinden, waarbij de bijeenkomst gelijk vele malen groter is. Ook op een wat kleinere schaal kan een congres heel effectief zijn. Dit is namelijk een uitstekende manier om de verbinding te creëeren en de belangen te behartigen tussen jou en je doelgroep. Natuurlijk wil je dit wel goed organiseren. Wij helpen je op weg!
I. Een goed begin is het halve werk
Een goede voorbereiding is key. Een congres organiseren is in principe al een project op zich. Waar jij en je collega’s misschien al bomvol zitten met gave ideeën, komt er bij de uitvoering veel kijken. Zorg voor een stappenplan, rolverdeling en misschien zelfs een draaiboek. Houd tijdens de organisatie continu het doel voor ogen. Wat wil je bereiken, wie wil je bereiken en hoe wil je jezelf op de kaart zetten? Vergeet tijdens de planning niet je bezoekers en doelgroep op de hoogte te brengen en geboeid te houden. Ook wanneer de planning nog niet volledig rond is, is het slim om ruim op tijd een datum bekend te maken.
II. Wat heb je in huis én wat heb je te bieden
Nu je hebt besloten wat en wie je wilt bereiken, ga je na op welke manier jouw organisatie dat kan realiseren. Wat heb je al in huis en waar moet je nog achteraan? Welke kennis en expertise is onmisbaar op deze dag, wie wil je aan het woord laten en waar is bijscholing of uitbesteding nodig? Denk goed na over wat je in huis hebt. Wanneer je je doelgroep optimaal wil boeien, is het wel van belang aan te geven wat zij eraan hebben. Wat heb je ze te bieden? Waarom moeten ze naar jouw congres komen?
III. The place to be
Niet per se de derde stap, maar wel in dit rijtje. Misschien heb je de locatie al langere tijd in gedachten of zelfs geregeld. Anders moet je hier zeker nog achteraan. Deze stap kun je zetten als je je doelgroep hebt bepaald en aantal bezoekers hebt geschat. Een locatie zegt namelijk alles over de sfeer. Wat wil je uitstralen? Een locatie kan erg inspirerend zijn. Houd in ieder geval rekening met de bruikbare ruimte, elektronische mogelijkheden en bereikbaarheid van buitenaf én parkeermogelijkheden. In Groenekan bij Utrecht is bijvoorbeeld een sfeervol en historisch congrescentrum te vinden die aan al deze eisen voldoet. Verdiep je vroeg van te voren in de mogelijkheden, zodat je straks niet een compleet congres hebt georganiseerd dat niet tot zijn recht komt door de locatie.
Een succesvol congres
Er zijn natuurlijk nog veel zaken waar je aan moet denken en die je moet regelen. Dit zijn in ieder geval de basisstappen waar je vroeg in de planning over na moet denken. Een congres draagt bij aan de verbinding met jouw doelgroep én geeft je extra naamsbekendheid. Veel succes!