Als secretaresse zorg je dat afspraken doorgaan, dat collega’s op tijd geïnformeerd zijn en dat bijeenkomsten goed verlopen. Soms is het nuttig om na een overleg, training of evenement te weten wat mensen ervan vinden. Dan wil je snel reacties kunnen verzamelen. ms forms ook wel Microsoft Forms genoemd, helpt je daarbij. Met dit programma maak je eenvoudig een vragenlijst die mensen online kunnen invullen. Het werkt snel, is duidelijk en past goed bij het dagelijkse werk van een secretaresse.
Wat Microsoft Forms voor je doet
Microsoft Forms is onderdeel van Microsoft 365. Je kunt er vragenlijsten maken die je via een link verstuurt. Mensen vullen die in op hun computer of telefoon. Zodra ze dat gedaan hebben, zie jij hun antwoorden automatisch verschijnen. Alles wordt voor je bewaard en overzichtelijk weergegeven. Je hoeft dus geen losse mailtjes meer te verzamelen of telefoontjes te plegen. Dat scheelt tijd en geeft rust. Het programma is geschikt voor korte vragenlijsten over bijvoorbeeld een vergadering, een bijeenkomst of een lunchsessie. Je kunt open vragen stellen, keuzemogelijkheden aanbieden of iemand een cijfer laten geven. Jij bepaalt de inhoud van het formulier, zodat het altijd past bij wat je nodig hebt.
Hoe je een formulier maakt
Je begint door naar de website van Microsoft Forms te gaan en in te loggen met je werkaccount. Daarna klik je op ‘Nieuw formulier’. Je geeft je formulier een naam, bijvoorbeeld ‘Evaluatie teambijeenkomst’. Vervolgens voeg je de vragen toe. Probeer duidelijke vragen te stellen waar mensen snel antwoord op kunnen geven. Een goed formulier bevat niet te veel vragen. Mensen vullen het sneller in als het niet langer dan een paar minuten duurt. Denk daarom goed na over wat je echt wilt weten. Laat mensen bijvoorbeeld iets aanklikken, iets beoordelen met sterren of een kort tekstje invullen. Zo krijg je bruikbare antwoorden zonder dat het veel moeite kost.
Wat je doet met het formulier
Als je formulier af is, kun je het versturen. Je krijgt een link die je in een e-mail of in een Teams-bericht plaatst. Je kunt ook een QR-code laten maken. Die laat je bijvoorbeeld zien op een presentatie of hang je op in de vergaderruimte. Mensen scannen de code en vullen het formulier meteen in. Zodra mensen hebben gereageerd, zie je hun antwoorden terug in Microsoft Forms. Je kunt de resultaten per vraag bekijken of alles in één overzicht zien. Als je dat handig vindt, kun je alles downloaden naar Excel. Zo kun je makkelijk rapportjes maken of de gegevens bewaren voor later.
Waarom dit fijn is voor jouw werk
Als secretaresse heb je al veel op je bord. Dan is het prettig als je niet steeds dezelfde vragen hoeft te stellen of alles met de hand hoeft bij te houden. Microsoft Forms helpt je om snel overzicht te krijgen. Je ziet wat goed ging, wat beter kan en wat mensen belangrijk vinden. Zo kun je op tijd bijsturen of iets anders aanpakken bij de volgende bijeenkomst. Het programma is makkelijk te gebruiken. Je hoeft er geen speciale cursus voor te volgen. Door de duidelijke knoppen en de simpele opzet kun je er meteen mee aan de slag. Het helpt je om snel te schakelen en beter inzicht te krijgen in hoe mensen denken over wat jij organiseert of regelt. Als je regelmatig iets moet evalueren of reacties nodig hebt van collega’s, dan is dit een handige manier om dat te doen. Je hoeft niet te wachten, je ziet alles in één overzicht en je houdt tijd over voor andere dingen. Precies wat je als secretaresse goed kunt gebruiken. Als het je leuk lijkt om hier als secretaresse mee aan de slag te gaan kun je altijd op zoek gaan naar een secretaresse vacature.